Gudang yang penuh barang belum tentu menjadi masalah selama setiap barang memiliki lokasi penyimpanan yang jelas dan mudah ditemukan. Sebaliknya, gudang yang terlihat cukup rapi pun dapat menjadi tidak efisien jika operator masih membutuhkan waktu lama untuk mencari barang.
Masalah seperti ini sering terjadi ketika barang hanya disusun berdasarkan ruang kosong yang tersedia. Barang baru diletakkan di tempat yang masih kosong, kategori bercampur, lokasi penyimpanan tidak diberi kode, dan perubahan posisi barang tidak dicatat dengan baik.
Akibatnya, ketika barang dibutuhkan, operator harus mencari dari satu rak ke rak lainnya.
Karena itu, cara menata barang di gudang sebaiknya tidak hanya berfokus pada kerapian. Penataan perlu dibuat berdasarkan karakteristik barang, frekuensi pergerakan, kebutuhan akses, serta sistem pencatatan lokasi.
Dengan sistem yang konsisten, proses penyimpanan dan pengambilan barang dapat berlangsung lebih cepat dan risiko salah mengambil barang juga dapat dikurangi.
Daftar Isi
Mengapa Penataan Barang di Gudang Penting?
Penataan barang berhubungan langsung dengan aktivitas operasional sehari-hari.
Ketika lokasi barang tidak jelas, beberapa masalah dapat muncul:
- waktu pencarian barang menjadi lebih lama;
- operator harus berjalan lebih jauh;
- barang mudah salah lokasi;
- stok sulit diverifikasi;
- proses picking menjadi lambat;
- area gudang lebih mudah berantakan;
- risiko barang rusak atau tertimpa meningkat.
Sebaliknya, sistem penyimpanan yang terorganisasi membuat operator mengetahui barang apa yang disimpan, di mana lokasinya, dan bagaimana cara mengambilnya.
Penelitian pada salah satu gudang persediaan bahkan menunjukkan bahwa perbaikan tata letak dan sistem penempatan barang dapat mengurangi waktu pencarian secara signifikan.
Cara Menata Barang di Gudang
Penataan sebaiknya dilakukan secara sistematis. Jangan langsung memindahkan barang ke rak sebelum mengetahui pola inventory dan aktivitas gudang.
1. Data Semua Barang yang Disimpan
Langkah pertama adalah mengetahui apa saja yang sebenarnya disimpan di gudang.
Buat daftar inventory yang mencakup:
- nama barang;
- kode barang atau SKU;
- jumlah stok;
- dimensi;
- berat;
- jenis kemasan;
- frekuensi keluar-masuk;
- kebutuhan penyimpanan khusus jika ada.
Data ini menjadi dasar untuk menentukan lokasi penyimpanan.
Tanpa data inventory, penataan barang cenderung hanya berdasarkan perkiraan.
2. Kelompokkan Barang Berdasarkan Karakteristiknya
Setelah inventory didata, kelompokkan barang yang memiliki karakteristik serupa.
Pengelompokan dapat berdasarkan:
- jenis produk;
- kategori;
- ukuran;
- berat;
- fungsi;
- kondisi penyimpanan;
- jenis kemasan.
Misalnya, barang elektronik tidak perlu dicampur secara acak dengan spare part otomotif hanya karena kebetulan masih ada ruang pada rak yang sama.
Namun, pengelompokan juga tidak berarti semua barang dalam satu kategori harus selalu berada pada satu lokasi. Frekuensi pergerakan dan kebutuhan akses tetap harus dipertimbangkan.
3. Pisahkan Barang Fast Moving dan Slow Moving
Ini salah satu bagian yang sering terlewat.
Barang yang sering keluar masuk gudang membutuhkan akses yang lebih mudah dibandingkan barang yang jarang bergerak.
Fast moving dapat ditempatkan lebih dekat dengan area picking atau packing.
Sementara barang slow moving dapat ditempatkan pada lokasi yang tidak terlalu strategis.
Pendekatan seperti ini dikenal dalam praktik warehouse slotting, yaitu menentukan posisi barang berdasarkan karakteristik dan frekuensi pergerakannya agar aktivitas pengambilan menjadi lebih efisien.
4. Tentukan Lokasi Penyimpanan untuk Setiap Barang
Setelah barang dikelompokkan, setiap SKU sebaiknya memiliki lokasi yang jelas.
Contohnya:
Rak A → Level 1 → Slot 03
atau menggunakan sistem kode yang lebih sesuai dengan struktur gudang.
Yang penting, operator dapat mengetahui lokasi barang tanpa harus mengandalkan ingatan pribadi.
Sistem seperti ini juga memudahkan ketika ada karyawan baru yang harus mencari barang.
5. Berikan Label pada Rak dan Lokasi
Label membuat lokasi penyimpanan lebih mudah dikenali.
Kode dapat dibuat berdasarkan:
- nomor rak;
- nomor bay;
- level;
- slot;
- zona.
Contoh:
A-03-02
Artinya dapat didefinisikan sebagai:
- A = zona;
- 03 = bay;
- 02 = level.
Format kode tidak harus sama untuk semua perusahaan. Yang penting adalah konsisten dan mudah dipahami oleh seluruh operator.
Label juga dapat dilengkapi barcode atau QR code jika sistem operasional perusahaan mendukungnya.
Pelabelan lokasi merupakan salah satu praktik yang umum direkomendasikan untuk mempercepat identifikasi dan mengurangi kesalahan pencarian barang.
6. Tempatkan Barang Sesuai Frekuensi Pengambilan
Barang yang paling sering diambil sebaiknya mendapatkan lokasi yang paling mudah diakses.
Misalnya sebuah gudang memiliki:
- 20% SKU yang menghasilkan sebagian besar aktivitas picking;
- 50% SKU dengan aktivitas sedang;
- 30% SKU yang jarang diambil.
Barang dengan frekuensi pengambilan tinggi dapat ditempatkan pada area yang lebih dekat dengan jalur picking atau packing.
Tujuannya bukan membuat semua barang berada sedekat mungkin dengan pintu, tetapi mengalokasikan lokasi strategis kepada barang yang benar-benar sering bergerak.
7. Sesuaikan Posisi Barang dengan Berat dan Ukurannya
Frekuensi pengambilan bukan satu-satunya pertimbangan.
Barang yang berat atau berukuran besar juga perlu ditempatkan dengan memperhatikan keselamatan dan kemudahan handling.
Barang yang terlalu berat untuk diangkat secara manual sebaiknya tidak ditempatkan pada posisi yang memaksa operator melakukan pengangkatan secara tidak ergonomis.
Untuk inventory palletized, penempatan juga harus mempertimbangkan sistem rack dan alat material handling yang digunakan.
Jadi, posisi barang tidak boleh hanya ditentukan berdasarkan ruang kosong.
8. Jangan Mencampurkan Barang Secara Acak
Salah satu kebiasaan yang membuat gudang cepat berantakan adalah menempatkan barang baru pada ruang kosong mana pun.
Hari ini SKU A berada di Rak B.
Besok stok baru SKU A diletakkan di Rak D karena Rak B penuh.
Beberapa minggu kemudian, operator harus mengingat beberapa lokasi untuk SKU yang sama.
Jika kondisi seperti ini terus berlangsung, proses pencarian akan semakin sulit.
Karena itu, perusahaan perlu menetapkan aturan mengenai apakah satu SKU memiliki dedicated location atau dapat ditempatkan pada beberapa lokasi berdasarkan sistem yang digunakan.
9. Terapkan FIFO atau FEFO Jika Diperlukan
Untuk barang tertentu, urutan masuk dan keluar sangat penting.
FIFO (First In, First Out) berarti barang yang lebih dahulu masuk menjadi barang yang lebih dahulu dikeluarkan.
Metode ini dapat digunakan ketika usia stok perlu diperhatikan.
Sementara FEFO (First Expired, First Out) lebih menekankan tanggal kedaluwarsa. Barang dengan tanggal kedaluwarsa paling dekat harus diprioritaskan untuk dikeluarkan.
Tidak semua jenis inventory membutuhkan FEFO.
Karena itu, metode penataan harus mengikuti karakteristik barang dan kebutuhan bisnis.
10. Pastikan Barang yang Sudah Masuk Tetap Tercatat Lokasinya
Penataan yang baik akan kehilangan manfaatnya jika perubahan lokasi tidak dicatat.
Misalnya:
SKU A dipindahkan dari Rak B-02 ke Rak C-04.
Jika sistem masih mencatat SKU A berada di B-02, operator tetap akan mencarinya di lokasi lama.
Karena itu, setiap perpindahan barang harus memperbarui informasi lokasi penyimpanannya.
Pada gudang dengan jumlah SKU dan transaksi yang besar, sistem WMS dapat membantu mengelola informasi lokasi dan pergerakan inventory secara lebih konsisten.
Bagaimana Menata Barang di Rak Gudang?
Setelah lokasi setiap barang ditentukan, cara menempatkannya pada rak juga perlu diperhatikan.
Letakkan Barang Berat pada Posisi yang Sesuai
Barang berat membutuhkan perhatian khusus terhadap kemampuan struktur penyimpanan dan metode handling.
Untuk penyimpanan manual, posisi yang ergonomis perlu diperhatikan agar operator tidak harus mengangkat beban berat dari posisi yang berisiko.
Untuk pallet racking, distribusi beban harus mengikuti konfigurasi dan kapasitas sistem rack yang digunakan.
Jangan Menghalangi Akses ke Barang Lain
Barang yang ditempatkan di bagian depan tidak boleh membuat barang di belakang sulit diambil jika sistem penyimpanannya memang membutuhkan akses langsung.
Ini sangat penting pada gudang dengan banyak SKU.
Tujuannya adalah agar satu aktivitas picking tidak mengharuskan operator memindahkan barang lain terlebih dahulu.
Gunakan Ruang Vertikal Secara Terencana
Rak memungkinkan gudang menggunakan ruang vertikal.
Namun, semakin tinggi penyimpanan, semakin penting untuk memperhatikan:
- cara mengambil barang;
- alat material handling;
- stabilitas;
- kapasitas sistem penyimpanan;
- keselamatan kerja.
Jangan menaikkan posisi penyimpanan hanya untuk mengejar kapasitas jika barang akhirnya sulit diakses.
Cara Menata Barang agar Picking Lebih Cepat
Penataan barang sebaiknya selalu dikaitkan dengan proses picking.
Kelompokkan Barang yang Sering Dipesan Bersamaan
Jika dua atau lebih SKU sering muncul dalam order yang sama, penempatan yang relatif berdekatan dapat mengurangi perjalanan operator.
Contohnya, sebuah perusahaan menjual produk dalam bentuk paket yang hampir selalu terdiri dari:
Produk A + Produk B + Produk C
Jika ketiganya ditempatkan terlalu berjauhan, operator harus melakukan perjalanan yang lebih panjang setiap kali memproses order.
Letakkan Fast Moving di Lokasi Strategis
Barang dengan frekuensi picking tinggi sebaiknya mendapatkan lokasi yang mudah dijangkau.
Namun, jangan hanya mengandalkan perkiraan.
Gunakan data order atau histori transaksi untuk mengetahui barang mana yang benar-benar paling sering diambil.
Buat Jalur Picking yang Jelas
Operator sebaiknya tidak harus berulang kali kembali ke area yang sama.
Jika memungkinkan, rancang rute picking yang mengurangi perjalanan bolak-balik.
Di sinilah penataan barang harus terhubung dengan layout gudang yang sudah kita bahas pada artikel sebelumnya.
Kesalahan dalam Menata Barang di Gudang
Hanya Mengutamakan Kerapian
Gudang bisa terlihat sangat rapi tetapi proses picking tetap lambat.
Kerapian penting, tetapi tujuan akhirnya adalah akses, akurasi, keselamatan, dan efisiensi.
Tidak Memberikan Kode Lokasi
Tanpa kode lokasi yang jelas, operator akan lebih bergantung pada ingatan.
Hal ini menjadi masalah ketika jumlah SKU semakin banyak.
Barang Fast Moving Diletakkan Terlalu Jauh
Barang yang sering diambil tetapi berada jauh dari area picking dapat meningkatkan waktu dan jarak perjalanan operator.
Satu SKU Memiliki Banyak Lokasi Tanpa Sistem yang Jelas
Penyebaran inventory memang dapat digunakan pada kondisi tertentu, tetapi jika tidak dicatat dengan baik justru membuat pencarian lebih sulit.
Tidak Memperbarui Lokasi Setelah Barang Dipindahkan
Ini salah satu penyebab data inventory dan kondisi fisik gudang tidak sinkron.
Contoh Sistem Penataan Barang di Gudang
Misalnya sebuah gudang memiliki tiga kelompok inventory:
| Kelompok | Karakteristik | Penempatan |
|---|---|---|
| A | Fast moving | Dekat area picking |
| B | Pergerakan sedang | Area storage reguler |
| C | Slow moving | Area yang aksesnya lebih rendah |
Kemudian setiap lokasi diberi kode:
A-01-01 → Zona A, Bay 01, Level 01
A-01-02 → Zona A, Bay 01, Level 02
B-05-01 → Zona B, Bay 05, Level 01
Dengan sistem tersebut, operator tidak hanya mengetahui apa yang harus diambil, tetapi juga di mana barang tersebut berada.
Kapan Sistem Penataan Barang Perlu Diubah?
Penataan gudang tidak harus permanen.
Evaluasi diperlukan ketika:
- jumlah SKU bertambah;
- pola order berubah;
- ada produk baru;
- produk tertentu menjadi fast moving;
- volume inventory meningkat;
- waktu picking semakin lama;
- sering terjadi salah lokasi;
- kapasitas storage mulai tidak mencukupi.
Jika pola bisnis berubah, konfigurasi penyimpanan yang sebelumnya efisien belum tentu tetap optimal.
Checklist Penataan Barang di Gudang
Sebelum menerapkan sistem penataan, pastikan:
- Semua SKU sudah didata.
- Barang sudah dikelompokkan.
- Fast moving dan slow moving sudah diidentifikasi.
- Setiap lokasi memiliki kode.
- Rak memiliki label yang jelas.
- Barang berat ditempatkan secara aman.
- Sistem FIFO/FEFO diterapkan jika diperlukan.
- Perpindahan barang dicatat.
- Jalur picking tidak terhalang.
- Lokasi barang dapat ditemukan dengan cepat.
- Layout dievaluasi secara berkala.
FAQ
Bagaimana cara menata barang di gudang agar mudah dicari?
Mulai dengan mendata inventory, mengelompokkan barang, menentukan lokasi penyimpanan, memberikan kode pada rak dan lokasi, kemudian menempatkan barang berdasarkan frekuensi pergerakan serta karakteristiknya.
Barang apa yang sebaiknya diletakkan paling dekat dengan area picking?
Barang yang memiliki frekuensi pengambilan tinggi atau sering muncul dalam order dapat diprioritaskan untuk ditempatkan pada lokasi yang mudah diakses.
Apakah barang berat harus diletakkan di bawah?
Penempatannya harus mengikuti jenis sistem penyimpanan, kapasitas rak, metode handling, dan aspek keselamatan. Untuk penyimpanan manual, posisi yang lebih rendah umumnya lebih ergonomis untuk barang berat.
Apa fungsi label pada rak gudang?
Label membantu operator mengetahui lokasi penyimpanan secara cepat dan mengurangi risiko barang salah tempat.
Apakah satu SKU boleh disimpan di beberapa lokasi?
Boleh jika sistem inventory mampu mencatat seluruh lokasi tersebut dengan jelas. Tanpa pencatatan yang baik, penyebaran satu SKU ke banyak lokasi justru dapat menyulitkan pencarian.
Apakah cara menata barang berpengaruh terhadap kecepatan picking?
Ya. Penempatan berdasarkan frekuensi pergerakan, pengelompokan barang, kode lokasi, dan rute picking dapat membantu mengurangi waktu pencarian serta perjalanan operator.
Kesimpulan
Cara menata barang di gudang yang baik bukan sekadar membuat barang terlihat rapi.
Tujuan utamanya adalah memastikan setiap barang memiliki lokasi yang jelas, mudah ditemukan, aman disimpan, dan dapat diambil tanpa perjalanan yang tidak perlu.
Mulailah dari data inventory, kemudian kelompokkan barang berdasarkan karakteristik dan frekuensi pergerakannya. Setelah itu tentukan lokasi, berikan kode, sesuaikan dengan sistem penyimpanan, dan pastikan setiap perubahan lokasi tercatat.
Yang paling penting, penataan barang harus mengikuti pola operasional gudang. Jika layout, rak, lokasi barang, dan proses picking dirancang sebagai satu sistem, gudang akan jauh lebih mudah dikelola dibandingkan hanya menambah rak atau memenuhi ruang kosong.
Ingin Gudang Lebih Rapi dan Mudah Diakses?
Penataan barang yang efektif membutuhkan sistem penyimpanan yang sesuai dengan jenis inventory dan kondisi gudang. Jika Anda sedang merencanakan penambahan rak atau ingin memperbaiki sistem penyimpanan, IONA Metal Industri dapat membantu menyesuaikan solusi rak dengan kebutuhan gudang Anda.
Konsultasikan kebutuhan penyimpanan gudang Anda dengan IONA Metal Industri.
Baca juga : Cara Membuat Layout Gudang yang Lebih Efisiein