Mengelola persediaan di gudang bukan hanya tentang mengetahui berapa banyak stok yang tersedia. Perusahaan juga perlu mengetahui stok mana yang harus dikeluarkan terlebih dahulu.
Jika barang yang lebih lama terus tertinggal di belakang barang baru, stok dapat menumpuk dan berisiko mengalami penurunan kualitas. Masalah tersebut menjadi semakin serius jika barang memiliki tanggal kedaluwarsa.
Di sinilah FIFO dan FEFO di gudang dapat digunakan.
FIFO menentukan prioritas pengeluaran berdasarkan waktu barang masuk, sedangkan FEFO menentukan prioritas berdasarkan tanggal kedaluwarsa. Keduanya memiliki tujuan yang berbeda dan penggunaannya perlu disesuaikan dengan karakteristik barang.
Penerapan sistem ini juga tidak cukup hanya dengan memberikan instruksi kepada operator. Posisi barang, label, pencatatan inventory, layout, serta proses picking harus mendukung aturan rotasi yang telah ditentukan.
Daftar Isi
Apa Itu FIFO dan FEFO?
FIFO dan FEFO merupakan metode untuk mengatur urutan pengeluaran persediaan dari gudang.
FIFO
FIFO adalah singkatan dari First In, First Out.
Artinya:
Barang yang masuk lebih dahulu diprioritaskan untuk keluar lebih dahulu.
Contohnya:
- 1 Januari → 100 unit Produk A masuk
- 10 Januari → 100 unit Produk A masuk
- 20 Januari → pelanggan memesan 100 unit
Dengan FIFO, stok dari tanggal 1 Januari yang diprioritaskan untuk dikeluarkan.
Metode ini membantu mencegah stok lama tertinggal terlalu lama di gudang. FIFO umum digunakan untuk berbagai jenis barang yang perlu memiliki perputaran stok teratur.
FEFO
FEFO adalah singkatan dari First Expired, First Out.
Berbeda dari FIFO, FEFO tidak memprioritaskan barang berdasarkan tanggal masuk, tetapi berdasarkan tanggal kedaluwarsa.
Contohnya:
| Produk | Tanggal Masuk | Expired |
|---|---|---|
| A | 1 Agustus | 30 November |
| B | 10 Agustus | 15 Oktober |
| C | 20 Agustus | 20 Desember |
Jika menggunakan FEFO, Produk B harus diprioritaskan meskipun Produk A masuk lebih dahulu.
FEFO sangat relevan untuk produk yang memiliki masa simpan atau tanggal kedaluwarsa, seperti makanan, minuman, obat, kosmetik, dan produk tertentu lainnya.
Apa Perbedaan FIFO dan FEFO?
Perbedaan paling sederhana terletak pada dasar penentuan prioritas.
| Aspek | FIFO | FEFO |
|---|---|---|
| Kepanjangan | First In First Out | First Expired First Out |
| Prioritas | Barang yang masuk lebih dahulu | Barang yang lebih cepat expired |
| Dasar pengurutan | Tanggal masuk | Tanggal kedaluwarsa |
| Cocok untuk | Produk dengan rotasi stok | Produk dengan masa simpan |
| Fokus utama | Perputaran stok | Mencegah kedaluwarsa |
Jadi, FIFO tidak selalu berarti barang dengan tanggal expired paling dekat harus keluar lebih dahulu.
Begitu juga sebaliknya, FEFO tidak mempermasalahkan barang mana yang masuk terlebih dahulu selama produk dengan masa kedaluwarsa paling dekat mendapatkan prioritas.
Kapan Gudang Menggunakan FIFO?
FIFO dapat digunakan ketika perusahaan ingin menjaga agar stok lama tidak tertinggal terlalu lama.
Contohnya:
Gudang Retail
Produk fashion, aksesoris, perlengkapan rumah tangga, dan berbagai barang retail dapat menggunakan FIFO untuk menjaga perputaran inventory.
Gudang Distributor
Distributor dengan banyak batch barang dapat menggunakan FIFO agar stok yang lebih lama masuk tidak terus tertinggal.
Gudang Spare Part
Barang yang tidak memiliki tanggal kedaluwarsa tetap dapat dikelola menggunakan FIFO untuk menjaga umur inventory dan menghindari stok lama tidak pernah bergerak.
Namun, FIFO bukan berarti setiap jenis barang wajib menggunakan sistem tersebut. Metode rotasi tetap harus disesuaikan dengan karakteristik barang dan proses bisnis.
Kapan Gudang Menggunakan FEFO?
FEFO lebih relevan ketika tanggal kedaluwarsa menjadi faktor penting.
Contohnya:
- makanan;
- minuman;
- obat;
- kosmetik;
- produk kesehatan;
- bahan kimia tertentu;
- produk yang memiliki masa simpan terbatas.
Dalam kondisi seperti ini, tanggal masuk saja tidak cukup.
Bayangkan:
Produk A masuk 1 Agustus → expired Desember
Produk B masuk 10 Agustus → expired September
Jika menggunakan FIFO secara kaku, Produk A mungkin keluar terlebih dahulu karena masuk lebih awal.
Padahal Produk B akan lebih cepat kedaluwarsa.
FEFO menyelesaikan masalah tersebut dengan menjadikan expiry date sebagai dasar prioritas.
Cara Menerapkan FIFO dan FEFO di Gudang
Penerapan FIFO dan FEFO harus dibuat sebagai sistem, bukan sekadar aturan tertulis.
1. Data Setiap Barang yang Masuk
Setiap inventory yang masuk perlu memiliki informasi yang cukup untuk menentukan prioritas pengeluaran.
Minimal untuk FIFO:
- SKU;
- jumlah;
- tanggal penerimaan;
- batch jika digunakan;
- lokasi penyimpanan.
Untuk FEFO, tambahkan:
- tanggal produksi jika relevan;
- tanggal kedaluwarsa;
- nomor batch;
- informasi lain yang diperlukan untuk traceability.
Tanpa informasi tersebut, operator akan kesulitan menentukan barang mana yang harus diprioritaskan.
2. Gunakan Label yang Jelas
Setiap barang atau pallet perlu memiliki identitas yang mudah dibaca.
Label dapat mencantumkan:
SKU
Batch
Tanggal masuk
Tanggal produksi
Tanggal expired
Tidak semua informasi tersebut diperlukan untuk semua jenis produk.
Yang penting adalah informasi yang digunakan untuk menentukan urutan pengeluaran tersedia dan mudah dibaca.
3. Berikan Kode pada Lokasi Rak
Sistem FIFO dan FEFO akan lebih mudah diterapkan jika setiap lokasi penyimpanan memiliki kode.
Contoh:
A-01-01
A-01-02
A-02-01
Dengan kode tersebut, sistem inventory dapat menghubungkan:
SKU → Batch → Lokasi → Tanggal masuk/expired
Hal ini juga melanjutkan sistem penataan barang yang kita bahas di artikel #21.
4. Pisahkan Barang Berdasarkan Batch Jika Diperlukan
Jangan mencampurkan batch secara sembarangan jika perbedaan tanggal masuk atau expiry memengaruhi prioritas pengeluaran.
Misalnya:
Batch A → Expired Oktober
Batch B → Expired Desember
Operator harus dapat mengetahui bahwa Batch A harus diprioritaskan.
Pemisahan dapat dilakukan melalui:
- lokasi berbeda;
- label berbeda;
- pallet berbeda;
- zona berbeda;
tergantung karakteristik gudang.
5. Tentukan Urutan Penyimpanan
Penempatan barang harus mendukung aturan rotasi.
Untuk FIFO, barang yang lebih lama perlu dibuat lebih mudah diprioritaskan saat proses picking.
Untuk FEFO, barang dengan expiry lebih dekat harus mudah diidentifikasi dan diambil terlebih dahulu.
Artinya, desain penyimpanan harus mempertimbangkan arah masuk dan keluar barang.
6. Hubungkan dengan Proses Picking
FIFO dan FEFO tidak akan efektif jika operator mengambil barang secara sembarangan.
Ketika menerima picking order, sistem atau petugas harus dapat menentukan:
SKU apa yang diambil?
Batch mana yang diprioritaskan?
Lokasinya di mana?
Berapa jumlah yang harus diambil?
Untuk FEFO, pertanyaan paling penting adalah:
Batch mana yang memiliki expiry paling dekat?
Baru setelah itu picker menuju lokasi penyimpanan.
7. Terapkan Replenishment yang Konsisten
Jika gudang memiliki area picking dan reserve storage, replenishment juga harus mengikuti aturan rotasi.
Misalnya stok picking hampir habis.
Jangan sembarangan memindahkan batch terbaru ke depan jika batch lama masih tersedia di reserve storage.
Sistem replenishment harus tetap mengikuti aturan FIFO atau FEFO yang digunakan.
8. Lakukan Stock Opname Secara Berkala
Pencatatan sistem tidak selalu sama dengan kondisi fisik.
Karena itu, lakukan pemeriksaan secara berkala untuk memastikan:
- jumlah stok sesuai;
- lokasi sesuai;
- batch sesuai;
- tanggal expired sesuai;
- barang tidak salah tempat.
Stock opname juga dapat membantu menemukan barang lama yang ternyata tidak bergerak.
Contoh Penerapan FIFO di Gudang
Misalnya sebuah distributor memiliki tiga batch Produk A.
| Batch | Masuk Gudang | Jumlah |
|---|---|---|
| A | 1 Juli | 100 |
| B | 10 Juli | 150 |
| C | 20 Juli | 200 |
Kemudian ada pesanan sebanyak 120 unit.
Dengan FIFO:
100 unit Batch A dikeluarkan terlebih dahulu.
Kemudian:
20 unit Batch B
Sehingga stok menjadi:
- Batch A = 0
- Batch B = 130
- Batch C = 200
Urutan ini menjaga agar batch lama tidak terus tertinggal.
Contoh Penerapan FEFO di Gudang
Sekarang gunakan contoh berbeda.
| Batch | Masuk | Expired | Jumlah |
|---|---|---|---|
| A | 1 Juli | 30 November | 100 |
| B | 10 Juli | 30 September | 150 |
| C | 20 Juli | 31 Desember | 200 |
Jika ada pesanan 120 unit, FEFO akan memprioritaskan:
100 unit Batch B
Kemudian:
20 unit dari batch dengan expired berikutnya.
Walaupun Batch A masuk lebih dahulu, Batch B harus didahulukan karena tanggal expired-nya lebih dekat.
Inilah perbedaan utama antara FIFO dan FEFO.
Bagaimana Rak Mendukung FIFO dan FEFO?
Sistem rotasi inventory juga berhubungan dengan sistem penyimpanan.
Rak yang digunakan harus memungkinkan operator mengakses barang sesuai urutan yang telah ditentukan.
Pada kondisi tertentu, sistem penyimpanan yang memungkinkan barang bergerak berdasarkan urutan masuk dapat membantu penerapan FIFO.
Namun, jenis rak tidak otomatis menentukan apakah sebuah gudang sudah menerapkan FIFO atau FEFO.
Sistem rotasi tetap membutuhkan:
- pengelompokan inventory;
- label;
- aturan penyimpanan;
- pencatatan batch;
- proses picking;
- disiplin operator.
Jadi, membeli sistem rak tertentu tanpa memperbaiki proses inventory belum tentu menyelesaikan masalah rotasi stok.
FIFO dan FEFO dalam Selective Pallet Racking
Untuk gudang yang menggunakan palletized inventory, Selective Pallet Racking memberikan akses langsung ke setiap posisi pallet.
Hal ini dapat membantu ketika perusahaan perlu mengelola banyak SKU dan batch.
Namun, posisi pallet tetap harus ditentukan dengan mempertimbangkan:
- tanggal masuk;
- batch;
- expiry;
- frekuensi pengambilan;
- kapasitas penyimpanan;
- jalur forklift.
Untuk FEFO khususnya, sistem lokasi harus memungkinkan operator mengetahui pallet mana yang harus diprioritaskan.
Apakah FIFO dan FEFO Bisa Digunakan Bersamaan?
Bisa.
Dalam praktiknya, perusahaan dapat menggunakan prinsip berbeda berdasarkan jenis barang.
Contohnya:
Produk A tanpa expiry → FIFO
Produk B memiliki expiry → FEFO
Bahkan pada jenis produk tertentu, perusahaan dapat menggunakan informasi tanggal masuk sebagai kontrol tambahan meskipun prioritas utamanya tetap berdasarkan expiry.
Jadi, perusahaan tidak harus memilih satu metode untuk seluruh gudang.
Yang lebih penting adalah membuat aturan yang jelas untuk setiap kelompok inventory.
Bagaimana Jika Barang Tidak Bisa Menerapkan FIFO?
Tidak semua gudang memiliki kondisi ideal.
Misalnya barang datang dalam jumlah besar dan hanya dapat diakses dari satu sisi.
Atau pallet terbaru berada di depan pallet lama.
Dalam kondisi seperti ini, penerapan FIFO secara fisik dapat menjadi sulit.
Perusahaan perlu mengevaluasi:
- konfigurasi rak;
- arah aliran barang;
- posisi receiving;
- posisi picking;
- metode material handling;
- layout gudang.
Jangan memaksakan aturan FIFO jika desain fisik gudang justru membuat operator harus melakukan pekerjaan tambahan yang tidak efisien.
Kesalahan dalam Penerapan FIFO dan FEFO
Hanya Menulis SOP Tanpa Mengubah Sistem
SOP mengatakan FIFO, tetapi barang tetap ditempatkan secara acak.
Hasilnya tentu tidak efektif.
Tidak Mencatat Batch
Operator tidak dapat mengetahui batch mana yang harus diprioritaskan.
Tidak Mencatat Expired Date
FEFO menjadi sulit diterapkan jika tanggal kedaluwarsa tidak tersedia.
Barang Lama Tertutup Barang Baru
Ini membuat barang lama sulit diambil.
Lokasi Tidak Diperbarui
Barang sudah dipindahkan tetapi sistem masih menunjukkan lokasi lama.
Picking Tidak Mengikuti Prioritas
Data sudah benar, tetapi picker tetap mengambil barang yang paling mudah dijangkau.
Tidak Melakukan Audit
Kesalahan kecil dapat terus terjadi tanpa diketahui.
Bagaimana Mengetahui FIFO dan FEFO Berjalan dengan Baik?
Jangan hanya melihat apakah stok terlihat rapi.
Beberapa indikator yang dapat diperiksa:
- jumlah stok expired;
- jumlah stok lama;
- inventory aging;
- picking accuracy;
- jumlah barang salah batch;
- jumlah barang salah lokasi;
- persentase stok yang melewati batas umur;
- nilai barang yang rusak atau expired.
Untuk FEFO, perusahaan juga dapat memantau jumlah inventory yang mendekati tanggal kedaluwarsa.
Jika jumlah barang expired masih tinggi, kemungkinan ada masalah pada proses rotasi, pencatatan, picking, atau penempatan.
FIFO, FEFO, dan LIFO Apa Bedanya?
Selain FIFO dan FEFO, ada juga LIFO (Last In, First Out).
Perbedaannya:
| Metode | Prioritas |
|---|---|
| FIFO | Barang yang masuk lebih dahulu |
| FEFO | Barang yang expired lebih dahulu |
| LIFO | Barang yang masuk terakhir |
LIFO bukan sekadar kebalikan FIFO dalam semua konteks operasional. Penggunaannya sangat bergantung pada karakteristik material dan desain penyimpanan.
Untuk produk dengan masa kedaluwarsa, FEFO biasanya lebih relevan karena fokusnya adalah expiry date.
Teknologi untuk Mendukung FIFO dan FEFO
Semakin banyak SKU dan transaksi yang dimiliki perusahaan, semakin sulit mengandalkan pencatatan manual.
Beberapa teknologi yang dapat membantu antara lain:
Barcode
Barcode dapat digunakan untuk mengidentifikasi:
- SKU;
- batch;
- lokasi;
- jumlah.
QR Code
QR code dapat menyimpan informasi yang lebih kompleks dan dapat digunakan untuk identifikasi lokasi atau inventory.
Warehouse Management System
WMS dapat membantu mengelola:
- lokasi inventory;
- batch;
- expiry date;
- picking;
- replenishment;
- perpindahan barang.
RFID
Untuk operasi tertentu, RFID dapat membantu identifikasi inventory tanpa harus melakukan pemindaian barcode satu per satu.
Teknologi bukan pengganti SOP, tetapi dapat membantu mengurangi ketergantungan pada pencatatan manual. Sistem seperti WMS, RFID, dan barcode memang umum dibahas sebagai pendukung manajemen inventory modern.
Checklist Penerapan FIFO dan FEFO
Sebelum menerapkan sistem, pastikan:
- Semua SKU sudah memiliki identitas.
- Setiap barang memiliki informasi tanggal masuk.
- Batch tercatat jika diperlukan.
- Expiry date tercatat untuk produk yang relevan.
- Lokasi rak memiliki kode.
- Barang diberi label.
- Aturan FIFO/FEFO ditentukan per kategori.
- Picking mengikuti prioritas.
- Replenishment mengikuti aturan rotasi.
- Perpindahan barang dicatat.
- Stock opname dilakukan secara berkala.
- Inventory aging dipantau.
- Barang mendekati expired dapat diidentifikasi.
FAQ
Apa itu FIFO dalam gudang?
FIFO atau First In First Out adalah metode pengelolaan stok yang memprioritaskan barang yang lebih dahulu masuk untuk dikeluarkan lebih dahulu.
Apa itu FEFO dalam gudang?
FEFO atau First Expired First Out adalah metode yang memprioritaskan barang dengan tanggal kedaluwarsa paling dekat untuk dikeluarkan terlebih dahulu.
Apa perbedaan FIFO dan FEFO?
FIFO menggunakan tanggal masuk sebagai dasar prioritas, sedangkan FEFO menggunakan tanggal kedaluwarsa.
Apakah semua gudang harus menggunakan FIFO?
Tidak. Metode rotasi harus disesuaikan dengan karakteristik barang dan kebutuhan operasional. FIFO cocok untuk menjaga perputaran stok, tetapi produk dengan expiry date mungkin lebih membutuhkan FEFO.
Apakah FEFO hanya untuk makanan?
Tidak. FEFO juga relevan untuk berbagai produk yang memiliki masa simpan atau tanggal kedaluwarsa, termasuk obat, kosmetik, produk kesehatan, dan kategori tertentu lainnya.
Apakah FIFO dan FEFO bisa digunakan bersamaan?
Bisa. Perusahaan dapat menggunakan FIFO untuk kelompok produk tertentu dan FEFO untuk produk yang memiliki expiry date.
Apakah jenis rak memengaruhi penerapan FIFO dan FEFO?
Ya, konfigurasi penyimpanan dapat memengaruhi kemudahan akses dan urutan pengambilan barang. Namun, rak saja tidak cukup. Label, pencatatan, layout, picking, dan SOP juga harus mendukung sistem rotasi.
Bagaimana cara mencegah barang expired di gudang?
Gunakan metode FEFO untuk produk yang memiliki expiry date, catat tanggal kedaluwarsa, beri label batch, tempatkan barang secara terstruktur, dan pantau inventory yang mendekati tanggal expired.
Kesimpulan
FIFO dan FEFO di gudang bukan sekadar aturan tentang barang mana yang keluar lebih dulu.
Keduanya merupakan bagian dari sistem pengelolaan inventory yang menghubungkan penerimaan barang, penyimpanan, lokasi rak, pelabelan, picking, replenishment, dan pencatatan stok.
FIFO memprioritaskan barang berdasarkan waktu masuk, sedangkan FEFO memprioritaskan barang berdasarkan tanggal kedaluwarsa.
Untuk barang yang tidak memiliki expiry date, FIFO dapat membantu menjaga rotasi inventory. Sementara untuk produk yang memiliki masa simpan, FEFO dapat membantu mengurangi risiko barang kedaluwarsa.
Yang terpenting, jangan hanya membuat SOP FIFO atau FEFO. Sistem fisik gudang juga harus mendukung aturan tersebut.
Mulai dari lokasi rak, label, batch, layout, hingga proses picking harus dibuat konsisten agar aturan rotasi benar-benar berjalan di lapangan.
Ingin Sistem Penyimpanan Gudang yang Lebih Teratur?
Sistem FIFO dan FEFO akan lebih mudah diterapkan jika layout dan sistem penyimpanan dirancang sesuai alur barang.
Jika Anda sedang merencanakan penambahan rak, perubahan layout, atau ingin menyesuaikan sistem penyimpanan dengan karakteristik inventory, IONA Metal Industri siap membantu merancang solusi rak gudang sesuai kebutuhan penyimpanan Anda.
Konsultasikan kebutuhan rak dan sistem penyimpanan gudang Anda dengan IONA Metal Industri.
Baca juga : Cara Mempercepat Picking Gudang