Gudang tidak hanya berfungsi sebagai tempat menyimpan barang. Sebelum inventory ditempatkan pada area penyimpanan, barang harus melalui proses penerimaan yang terstruktur.
Proses tersebut dikenal sebagai receiving gudang.
Receiving merupakan aktivitas ketika gudang menerima barang yang datang dari supplier, pabrik, cabang lain, atau sumber lainnya. Barang yang diterima kemudian diperiksa, dicatat, dan diarahkan ke proses berikutnya sebelum masuk ke lokasi penyimpanan.
Kesalahan pada tahap receiving dapat menimbulkan masalah pada proses gudang berikutnya.
Barang yang jumlahnya salah, SKU tidak sesuai, atau kondisi barang tidak diperiksa dengan baik dapat menyebabkan perbedaan inventory, kesalahan penyimpanan, hingga masalah ketika barang akan dipicking.
Karena itu, receiving gudang menjadi salah satu tahapan penting dalam manajemen warehouse.
Daftar Isi
Apa Itu Receiving Gudang?
Receiving gudang adalah proses penerimaan barang yang datang ke warehouse sebelum barang tersebut masuk ke area penyimpanan atau proses operasional berikutnya.
Secara sederhana, alurnya dapat digambarkan sebagai:
Barang datang → pemeriksaan dokumen → pemeriksaan fisik → pencatatan → penempatan barang
Dalam praktiknya, proses tersebut dapat berbeda tergantung sistem perusahaan, jenis barang, volume inventory, serta teknologi yang digunakan.
Gudang dengan volume barang tinggi biasanya membutuhkan proses receiving yang lebih terstruktur agar kedatangan kendaraan dan barang tidak mengganggu aktivitas penyimpanan maupun pengiriman.
Mengapa Receiving Gudang Penting?
Receiving bukan hanya aktivitas menurunkan barang dari kendaraan.
Tahap ini menjadi titik awal pengendalian inventory.
Memastikan Barang yang Datang Sesuai
Tim gudang perlu memastikan barang yang diterima sesuai dengan dokumen dan pesanan.
Misalnya perusahaan memesan:
100 karton Produk A
Barang yang datang harus diperiksa apakah benar:
100 karton Produk A
Bukan 90 karton atau SKU yang berbeda.
Menjaga Akurasi Inventory
Barang yang masuk harus dicatat dengan benar.
Kesalahan pada receiving dapat membuat data inventory sejak awal sudah tidak akurat.
Hal ini kemudian dapat memengaruhi:
- stock opname;
- picking;
- replenishment;
- purchasing;
- sales;
- laporan inventory.
Menemukan Kerusakan Lebih Awal
Pemeriksaan saat receiving membantu perusahaan mengetahui kondisi barang ketika baru tiba.
Jika terdapat kerusakan, kondisi tersebut dapat segera didokumentasikan dan ditindaklanjuti.
Mempercepat Proses Penyimpanan
Receiving yang terorganisir membuat barang lebih cepat diarahkan ke lokasi penyimpanan.
Hal ini mengurangi kemungkinan barang terlalu lama menumpuk di area receiving.
Tahapan Receiving Gudang
Secara umum, proses receiving gudang dapat dibagi menjadi beberapa tahap.
1. Kendaraan Tiba di Gudang
Proses dimulai ketika kendaraan yang membawa barang tiba.
Petugas dapat memeriksa:
- nomor kendaraan;
- supplier;
- dokumen pengiriman;
- jadwal kedatangan;
- jenis barang;
- jumlah barang.
Untuk gudang dengan aktivitas tinggi, jadwal kedatangan kendaraan dapat diatur agar tidak terjadi antrean di area receiving.
2. Pemeriksaan Dokumen
Sebelum barang diproses lebih lanjut, dokumen pengiriman diperiksa.
Dokumen dapat berupa:
- purchase order;
- delivery order;
- surat jalan;
- packing list;
- dokumen pendukung lainnya.
Tujuannya adalah memastikan barang yang datang memiliki referensi transaksi yang jelas.
3. Bongkar Muatan
Barang kemudian diturunkan dari kendaraan.
Metode bongkar muat bergantung pada karakteristik barang dan fasilitas gudang.
Untuk palletized goods, aktivitas dapat menggunakan forklift atau material handling equipment lainnya.
Untuk barang dalam karton atau unit kecil, operator dapat melakukan proses secara manual sesuai prosedur perusahaan.
4. Pemeriksaan Jumlah
Setelah barang diturunkan, jumlah aktual perlu diperiksa.
Penghitungan dapat dilakukan berdasarkan:
- pallet;
- karton;
- box;
- unit;
- SKU.
Contohnya:
Dokumen:
20 karton
Hasil pemeriksaan:
20 karton
Maka jumlah sesuai.
Jika ternyata:
18 karton
maka terdapat selisih yang harus ditindaklanjuti.
5. Pemeriksaan SKU
Jumlah saja tidak cukup.
SKU juga perlu diperiksa.
Misalnya supplier mengirim:
SKU A — 50 unit
Namun barang yang diterima:
SKU B — 50 unit
Jumlahnya memang sama, tetapi barangnya tidak sesuai.
Karena itu identifikasi produk menjadi bagian penting dalam receiving.
6. Pemeriksaan Kondisi Barang
Barang yang diterima juga perlu diperiksa secara visual.
Perhatikan apakah terdapat:
- kemasan rusak;
- karton penyok;
- kemasan basah;
- barang pecah;
- segel terbuka;
- pallet rusak;
- produk cacat.
Jika ditemukan masalah, kondisi tersebut sebaiknya dicatat dan didokumentasikan.
7. Pencatatan Barang Masuk
Setelah barang dinyatakan sesuai, data penerimaan dicatat ke sistem inventory.
Informasi yang dapat dicatat antara lain:
- tanggal penerimaan;
- supplier;
- nomor dokumen;
- SKU;
- jumlah;
- batch;
- lokasi tujuan;
- kondisi barang.
Jika menggunakan barcode, proses identifikasi dapat dilakukan dengan lebih cepat dibandingkan input manual.
8. Menentukan Lokasi Penyimpanan
Setelah receiving selesai, barang diarahkan menuju lokasi penyimpanan.
Lokasi dapat ditentukan berdasarkan:
- jenis barang;
- ukuran;
- berat;
- tingkat pergerakan;
- kebutuhan FIFO/FEFO;
- karakteristik produk;
- kapasitas lokasi.
Tahap ini harus terhubung dengan sistem warehouse location agar barang yang sudah diterima tidak kehilangan jejak lokasinya.
9. Put Away
Proses memindahkan barang dari area receiving menuju lokasi penyimpanan disebut put away.
Contohnya:
Receiving
↓
Pemeriksaan
↓
Pencatatan
↓
Put Away
↓
Storage
Dengan alur yang jelas, barang tidak dibiarkan terlalu lama berada di area receiving.
Apa Perbedaan Receiving dan Put Away?
Keduanya sering dianggap sebagai satu aktivitas, padahal memiliki fungsi berbeda.
Receiving
Fokus pada:
Apakah barang yang datang sesuai dan dapat diterima?
Put Away
Fokus pada:
Barang yang sudah diterima harus ditempatkan di mana?
Contohnya:
Supplier mengirim 100 karton.
Tim receiving memeriksa:
- jumlah;
- SKU;
- kondisi;
- dokumen.
Setelah diterima, tim put away menentukan lokasi penyimpanan dan memindahkan barang ke lokasi tersebut.
Area Receiving Gudang
Area receiving sebaiknya dirancang sebagai zona yang jelas.
Area tersebut idealnya memiliki ruang untuk:
- kendaraan;
- unloading;
- pemeriksaan barang;
- temporary staging;
- dokumen;
- barang yang menunggu verifikasi.
Jangan sampai barang yang baru datang langsung bercampur dengan inventory yang sudah masuk storage.
Pemisahan zona membantu mengurangi kesalahan dan membuat alur barang lebih mudah dikontrol.
Apa yang Terjadi Jika Receiving Tidak Teratur?
Masalah pada receiving dapat menyebar ke aktivitas gudang lainnya.
Contohnya:
Receiving salah
↓
Data inventory salah
↓
Lokasi penyimpanan salah
↓
Picking kesulitan menemukan barang
↓
Stock opname menemukan selisih
Artinya, kualitas proses receiving dapat memengaruhi keseluruhan operasi warehouse.
Kesalahan yang Sering Terjadi Saat Receiving
Barang Langsung Disimpan Tanpa Pemeriksaan
Barang yang datang langsung dipindahkan ke rak tanpa memeriksa jumlah dan kondisinya.
Hal ini membuat kesalahan lebih sulit ditelusuri.
SKU Tidak Diverifikasi
Operator hanya menghitung jumlah karton tanpa memeriksa identitas produk.
Dokumen Tidak Dicocokkan
Barang diterima tanpa memastikan kesesuaiannya dengan dokumen.
Barang Rusak Tidak Dipisahkan
Barang yang rusak bercampur dengan inventory yang masih baik.
Area Receiving Terlalu Penuh
Barang terus datang tetapi proses put away terlambat.
Akibatnya area receiving berubah menjadi tempat penyimpanan sementara.
Tidak Ada Pencatatan Lokasi
Barang sudah masuk gudang tetapi lokasinya tidak tercatat dengan baik.
Cara Membuat Receiving Gudang Lebih Efisien
Gunakan Jadwal Kedatangan
Atur jadwal supplier agar kendaraan tidak datang bersamaan dalam jumlah yang terlalu banyak.
Gunakan Area Staging
Sediakan area sementara untuk barang yang masih dalam proses pemeriksaan.
Gunakan Barcode
Barcode dapat membantu identifikasi SKU dan mengurangi kesalahan input.
Pisahkan Barang Bermasalah
Barang yang rusak atau tidak sesuai sebaiknya ditempatkan pada area khusus.
Gunakan Kode Lokasi
Setelah barang diterima, lokasi penyimpanannya harus dapat ditelusuri.
Buat SOP Receiving
Operator perlu mengetahui urutan pekerjaan yang sama setiap kali menerima barang.
Contoh SOP Receiving Gudang
SOP sederhana dapat dibuat seperti berikut:
Sebelum Kendaraan Datang
- Periksa jadwal kedatangan.
- Siapkan area receiving.
- Siapkan dokumen.
- Pastikan peralatan handling tersedia.
Saat Kendaraan Datang
- Verifikasi supplier.
- Periksa dokumen.
- Arahkan kendaraan ke area unloading.
- Lakukan bongkar muatan.
Setelah Barang Diturunkan
- Hitung jumlah.
- Verifikasi SKU.
- Periksa kondisi.
- Catat batch atau tanggal kedaluwarsa jika diperlukan.
Setelah Pemeriksaan
- Catat barang yang diterima.
- Pisahkan barang bermasalah.
- Tentukan lokasi penyimpanan.
- Lakukan put away.
Contoh Alur Receiving Gudang
Alur sederhana:
Supplier
↓
Kendaraan Datang
↓
Pemeriksaan Dokumen
↓
Unloading
↓
Cek Jumlah & SKU
↓
Pemeriksaan Kondisi
↓
Barang Sesuai?
├── Tidak → Area Karantina / Investigasi
│
└── Ya
↓
Pencatatan
↓
Put Away
↓
StorageAlur seperti ini membuat tanggung jawab setiap tahap lebih jelas.
Receiving untuk Gudang dengan Rak Pallet
Pada gudang yang menggunakan Selective Pallet Racking, proses receiving perlu mempertimbangkan ukuran dan konfigurasi pallet.
Setelah pallet diterima, data yang perlu dikontrol dapat mencakup:
- SKU;
- jumlah pallet;
- jumlah unit;
- berat;
- dimensi;
- batch;
- tanggal penerimaan;
- lokasi penyimpanan.
Pallet kemudian dapat diarahkan ke lokasi yang sesuai.
Sistem rak bukan hanya menentukan tempat barang disimpan, tetapi juga harus mendukung alur barang dari receiving menuju storage dan kemudian ke picking atau shipping.
Hubungan Receiving dengan FIFO dan FEFO
Receiving juga menjadi titik awal penting untuk sistem rotasi inventory.
Pada FIFO, tanggal penerimaan barang menjadi salah satu informasi penting.
Sedangkan pada FEFO, tanggal kedaluwarsa menjadi informasi yang lebih penting untuk menentukan prioritas pengeluaran.
Karena itu, informasi yang dicatat saat receiving dapat digunakan untuk menentukan urutan penyimpanan dan pengeluaran inventory.
Checklist Receiving Gudang
Gunakan checklist berikut untuk memastikan proses berjalan dengan baik:
- Jadwal kedatangan sudah tersedia
- Dokumen pengiriman sudah diperiksa
- Supplier sudah diverifikasi
- Kendaraan diarahkan ke area receiving
- Barang sudah dihitung
- SKU sudah diperiksa
- Kondisi barang sudah diperiksa
- Barang rusak sudah dipisahkan
- Batch sudah dicatat jika diperlukan
- Tanggal kedaluwarsa sudah dicatat jika diperlukan
- Barang sudah masuk sistem
- Lokasi penyimpanan sudah ditentukan
- Put away sudah dilakukan
- Area receiving kembali kosong dan siap digunakan
FAQ
Apa itu receiving gudang?
Receiving gudang adalah proses menerima, memeriksa, dan mencatat barang yang masuk sebelum barang tersebut ditempatkan di lokasi penyimpanan atau diproses lebih lanjut.
Apa saja kegiatan receiving gudang?
Kegiatan receiving dapat meliputi pemeriksaan dokumen, unloading, penghitungan barang, pengecekan SKU, pemeriksaan kondisi, pencatatan inventory, dan persiapan put away.
Apa perbedaan receiving dan put away?
Receiving berfokus pada proses menerima dan memverifikasi barang yang datang, sedangkan put away merupakan proses memindahkan barang yang sudah diterima ke lokasi penyimpanan.
Mengapa barang harus diperiksa saat receiving?
Pemeriksaan membantu memastikan jumlah, SKU, dan kondisi barang sesuai dengan dokumen sebelum inventory masuk ke sistem dan lokasi penyimpanan.
Apa yang dilakukan jika barang yang datang rusak?
Barang yang rusak sebaiknya dipisahkan dari inventory yang baik dan dicatat untuk proses pemeriksaan atau tindak lanjut dengan pihak terkait.
Apakah receiving membutuhkan area khusus?
Sebaiknya tersedia area receiving yang jelas agar aktivitas unloading, pemeriksaan, dan staging tidak bercampur dengan area penyimpanan atau shipping.
Apakah barcode dapat digunakan dalam receiving?
Ya. Barcode dapat membantu proses identifikasi SKU, pencatatan jumlah, dan pelacakan barang sehingga proses receiving lebih cepat dan mengurangi kesalahan input.
Kesimpulan
Receiving gudang merupakan tahap penting dalam alur operasional warehouse karena menjadi titik awal masuknya inventory ke dalam sistem penyimpanan.
Proses yang baik dimulai dari pemeriksaan dokumen, unloading, pengecekan jumlah dan SKU, pemeriksaan kondisi barang, pencatatan inventory, hingga put away.
Receiving yang terstruktur membantu perusahaan mengurangi kesalahan inventory dan membuat proses penyimpanan berikutnya menjadi lebih mudah dikendalikan.
Dengan area receiving, sistem lokasi, SOP, dan sistem racking yang dirancang dengan baik, alur barang dari supplier menuju storage dapat berjalan lebih teratur dan efisien.
Butuh Solusi Rak untuk Mendukung Operasional Gudang?
Sistem penyimpanan perlu disesuaikan dengan jenis barang, volume inventory, metode handling, dan alur operasional gudang.
IONA Metal Industri menyediakan solusi Light Duty Racking, Medium Duty Racking, dan Selective Pallet Racking untuk berbagai kebutuhan penyimpanan.
Konsultasikan kebutuhan rak dan penataan gudang Anda bersama IONA Metal Industri.
Baca juga : Stock Opname Gudang dan Cara Melakukannya